美容学生の採用管理は何をどう記録すべきか。見学から内定までを一覧で追う方法

「あの学生、見学には来たけど、そのあとどうなったっけ」。

美容学生の採用で、こうした会話が出てくるサロンは少なくありません。学生の情報が店長の記憶、LINEのトーク画面、手元のノートに分かれていて、全体を見渡せる場所がないからです。

採用管理で何をどう記録すればよいかを、これから整える方向けにまとめました。

まず、何を記録するか

最低限、次の項目が一覧で見られると、採用の状況をつかめます。

項目	なぜ必要か
氏名	基本情報
学校名	学校ごとの傾向を見る。訪問や求人票の送付先にもなる。表記をそろえておく
卒業年度	今年採用する学生と、来年以降の学生を分けて追う
知ったきっかけ	就職フェア、求人サイト、紹介など。どの入口が効いているかが分かる
見学の予約日・来場したか	予約と来場を分けて記録する。無断キャンセルの多さが見える
現在の状況	見学予約済み・来場済み・面接予約済み・面接済み・内定など
面接日	次の予定
担当者	誰がフォローするか。複数店舗なら店舗も
メモ	学生の希望、会話で出た話など

ポイントは卒業年度と現在の状況です。この2つがあると、「今年採用する学生のうち、面接まで進んだのは何人か」がすぐに答えられます。

段階の分け方

学生がサロンと接点を持ってから入社までを、次のような段階に分けて追います。

1. つながった（LINEの友だち追加、フェアで名刺交換など）
2. 見学を予約した
3. 見学に来た
4. 面接を予約した
5. 面接をした
6. 内定を出した
7. 内定を承諾した

段階を分けておくと、どこで学生が減っているかが見えます。「見学の予約は多いのに来場が少ない」なら前日の連絡を見直す、「面接まで進む学生が少ない」なら見学の場での案内を見直す、というように、対策を打つ場所が決まります。

表計算とLINEのトーク画面で管理するときの限界

多くのサロンは、最初は表計算ソフトとLINEのトーク画面で管理を始めます。学生が数人のうちはそれで十分ですが、就職フェアのあとに一度に数十人の申し込みが来ると、次のような問題が出ます。

• 予約が入るたびに、トーク画面から表へ転記する手間がかかり、転記漏れが起きる
• 学生とのやり取りと、表の内容がずれる（表では「予約済み」なのに実際はキャンセル済み、など）
• 前日リマインドを誰が送ったか分からず、二重に送ったり、誰も送らなかったりする
• 複数店舗だと、店舗ごとに表が分かれて全体が見えない
• 担当者が休みの日は、他のスタッフが状況を追えない

採用の時期が集中する美容業界では、この一時的な波で管理が崩れます。波が来る前に、転記の要らない仕組みにしておくことが大切です。

名簿を安全に扱うために

学生の氏名や学校名は個人情報です。採用管理を整えるときは、次の点も一緒に決めておきます。

• 名簿を個人のスマートフォンやメモ帳に残さない。見る場所を一つに決める
• 誰が見られるかを決める。採用に関わらないスタッフには見せない
• 採用が終わった学生の情報をいつまで持つかを決める

「管理を楽にする」と「安全に扱う」は、同じ仕組みで実現できます。見る場所が一つなら、見られる人を決めるのも簡単になります。

QJ Managerでの採用管理

私たちが提供している「QJ Manager」は、サロンのLINE公式アカウントにつないで使う、美容学生向けの採用管理ツールです。上で書いた内容を、そのまま画面に持っています。

• 学生がLINEで見学の枠を予約すると、名簿に自動で載る（転記が要らない）
• 学生ごとの状況（予約済み・来場済み・面接済みなど）と卒業年度で一覧を絞り込める
• 見学の前日・当日のリマインドが自動で届き、送り忘れや二重送信がなくなる
• 見学のあと、同じLINEで面接の予約まで進められる
• 学生とのやり取りと名簿が同じ画面にあるため、担当者が不在でも他のスタッフが状況を追える

いまお使いのLINE公式アカウントにそのまま接続でき、初月は無料、初期費用は0円です。

まとめ

• 記録する項目は、氏名・学校・卒業年度・きっかけ・見学日と来場・現在の状況・面接日・担当・メモ
• 「つながった」から「内定承諾」までを段階に分けると、学生が減っている場所が見える
• 表計算とトーク画面の管理は、申し込みが集中する時期に崩れる。転記の要らない仕組みに
• 名簿は見る場所と見られる人を決めて、安全に扱う

まずは、いまサロンにいる学生の候補者を、上の項目で一覧にしてみてください。

一覧にしてはじめて、「そのあとどうなったっけ」の学生が何人いるかが分かるのです。