学校名の表記ゆれで、学校別の集計ができなくなる。防ぎ方と、あとからの寄せ方

同じ学校から3人来ているのに、名簿の上では3つの別の学校になっています。

学校名を学生に自由に書いてもらうと、必ずこうなります。「東京ベルエポック美容専門学校」「ベルエポック」「べるえぽっく」。人の目には同じですが、並べ替えても集計しても、別物として扱われます。

表記ゆれが起きる理由と、起きない形にする方法、そしてすでに溜まったぶんの寄せ方をまとめました。

表記ゆれは、必ず起きる

学生が不注意だから起きるわけではありません。スマートフォンで変換しながら打てば、こうなります。

ゆれ方	例
略して書く	「ベルエポック」「山野」「日美」
校舎名が付く・付かない	「国際文化理容美容専門学校 渋谷校」／「国際文化」
ひらがなで打つ	「べるえぽっく」「やまのびよう」
小書きのカナが大きくなる	「ベルェベル」が「ベルエベル」
濁点・半濁点が入れ替わる	「ベルェベル」が「ベルエペル」
全角と半角、記号	「＆」と「&」、中黒やスペースの有無
学校名が変わっている	統合や改称の前の名前で書かれる

実際にあったのは、「神戸ベルェベル美容専門学校」を「神戸ベルエペル」と打ったケースです。小書きの「ェ」が「エ」になり、「ベ」が「ペ」になっています。この2文字がずれただけで、普通の部分一致では1件も引けません。 登録はそこで止まります。

学校名は、思っているより打ちにくいのです。「理容美容」と「美容」、「専門学校」と「高等専修学校」、スペースが全角か半角か。打ち間違いというより、正解が1つに見えない形をしています。

何が困るか

1. 学校別に数えられない

「去年、どの学校から何人来たか」が出せません。3つに割れていれば、どれも少なく見えます。

2. 学校への連絡が漏れる

学校ごとに案内を送るとき、ゆれているぶんが抜けます。抜けたことにも気づきません。名簿の上では、その学校に該当者がいないからです。

3. どの学校と付き合うかを決められない

ここがいちばん効いてきます。

新卒採用では、どの学校との関係を深めるかが成果を左右します。求人票を送る先、見学の案内を出す先、学内説明会に行く先。この判断のもとになるのが、過去に来てくれた学生の学校名です。

数が出なければ、判断は勘になります。1年生と2年生が同時に動く秋に何をするかを考えるときも、まず学校ごとの実績が要ります。

直すより、起きない形にする

溜まってから直すのは手間がかかります。入口の形を変えるほうが、ずっと楽です。

自由入力をやめて、選ばせる

これがいちばん効きます。学生が打った文字から候補を出し、その中から選んでいただく。保存されるのは、こちらが決めた正式名称だけになります。打ち方が何通りあっても、入る名前は1つです。

名簿を先に持つ

選ばせるには、正式名称の一覧が必要です。美容系の専門学校は全国で260校ほど。はじめに一度作ってしまえば、あとは学校の新設と改称のときだけ手を入れれば済みます。

照合は緩く、保存はきっちり

探すときは緩く当てます。ひらがなでも、小書きのカナが大きくても、濁点がずれていても、中黒やスペースが違っても、同じ学校に行き着くようにする。そのうえで、保存する名前は正式名称に揃えます。

探すときの緩さと、保存するときの厳しさは、別の話です。

候補の見せ方にも気をつける

候補を出すところまでやっても、見せ方で詰まることがあります。

「国際文化」と打った学生に、こういうボタンが出ていました。

［国際文化理容美容専門学校 国…］ ［国際文化理容美容専門学校 渋…］

LINEのボタンは幅で切られます。違っているのは校舎名なのに、そこがちょうど切れているので、どちらを選べばよいか分かりません。

同じ前半を共有しているなら、その部分は問いかけの文に回し、ボタンには違いだけを出します。

「国際文化理容美容専門学校 のどちらですか。」 ［国分寺校］［渋谷校］

これで迷わなくなります。保存される名前は、どちらを押しても正式名称のままです。

すでに溜まったぶんを寄せる

いま名簿にあるぶんは、手で寄せることになります。Excelでの手順です。

1. 学生の一覧を書き出す
2. 学校名の列で並べ替える。似た表記が隣に来ます
3. 正式名称を決めて、そこに寄せる
4. 寄せ終えたら、入口の形を変える

寄せる前に、必ず控えを取ってください。 あわせて、元の表記を別の列に残しておきます。間違えて寄せたときに戻せますし、「この学生は何と書いていたか」を確かめたいことが、あとから出てきます。

寄せるときの注意が2つあります。

似ているけれど別の学校があります。「大阪」と「大坂」、同じ系列の別校舎、「理容美容」と「美容」。並べ替えて隣に来たからといって、同じ学校とは限りません。迷ったら寄せずに残してください。

もうひとつは、件数です。数百名なら半日で終わりますが、数千名になると手に負えなくなります。累計4,000名の名簿で何校ぶんがばらけているかは、開いてみるまで分かりません。だからこそ、寄せ終えたその日に、自由入力をやめてください。 入口を変えないと、翌週からまた増えます。

正式名称は、どこで確かめるか

• 学校の公式サイト。トップページや学校案内のページ
• 学校から届いた封筒や求人依頼の書面
• 都道府県が出している専修学校・各種学校の一覧

迷ったら、学校自身が名乗っている形に合わせてください。 求人票を送るときも、お礼状を出すときも、それがいちばん間違いがありません。

校舎名の扱いも、はじめに決めておきます。校舎ごとに分けて数えるのか、学校単位でまとめるのか。途中で変えると、過去のぶんと比べられなくなります。

QJ Managerでの扱い

私たちが提供している「QJ Manager」は、サロンのLINE公式アカウントにつないで使う採用管理ツールです。学校名のまわりでは、次のようになっています。

• 美容系の専門学校259校と、大学・短大162校の名簿を持っている
• 学生が打った文字から候補を出し、選んでいただく。保存されるのは名簿の正式名称
• ひらがなでも引ける（259校ぶんの読みを用意しています）
• 小書きのカナ、濁点・半濁点、全角半角、中黒、スペースの違いは吸収する
• 候補が同じ前半を共有するときは、違う部分だけをボタンに出す
• 学校名で絞り込める。学校別の人数も、そのまま書き出せる

名簿が揃っているので、学校ごとの案内を送るときに取りこぼしません。項目の持ち方そのものは、美容学生の採用管理は何をどこまで記録するかにまとめています。

新卒採用でのご利用については、新卒採用向けのご案内でご説明しています。

まとめ

• 学校名を自由に書いてもらうと、必ずゆれる。略称、校舎名、ひらがな、小書きのカナ、濁点、全角半角
• 学校名は打ちにくい。「理容美容」か「美容」か、正解が1つに見えない
• ゆれると、学校別に数えられず、学校への連絡が漏れ、どの学校と付き合うかを決められない
• 直すより、起きない形にする。自由入力をやめて、名簿から選ばせる
• 探すときは緩く当て、保存する名前は正式名称に揃える
• 候補の見せ方も見る。違っている部分が切れていると選べない
• 溜まったぶんは控えを取ってから寄せる。元の表記は別の列に残す
• 似ていても別の学校がある。迷ったら寄せない
• 寄せ終えたその日に、自由入力をやめる。入口を変えないとまた増える

去年いちばん多く来てくれた学校はどこか。名簿を開いて、すぐに答えられるでしょうか。

答えられないのは学校を見ていないからではなく、学校名がばらけているだけなのかもしれないのです。