美容師の採用管理を仕組みにする（中途採用編）記録する項目と選考の段階

新卒の管理表をそのまま中途に使うと、いちばん大事な欄が空のまま残ります。

新卒では「学校名」と「卒業年度」が軸です。中途には、それにあたる欄がありません。聞くべきことも、判断の基準も違うからです。

中途採用の応募者を、いまどう管理しているでしょうか。表計算ソフト、LINEのトーク画面、担当者の記憶。どれか一つでも当てはまるなら、この先が役に立つかもしれません。記録する項目と選考の段階をまとめました。

中途で記録する項目

中途採用では、次の項目が軸になります。

項目	なぜ必要か
氏名	連絡と記録の基本
現在の状況（在職中／離職中／未経験）	連絡の時間帯と、入社できる時期が変わる
美容師免許（あり／取得予定）	任せられる仕事が変わる。採用の可否そのものに関わる
希望職種とランク	美容師ならスタイリスト・Jrスタイリスト・アシスタント。アイリストやネイリストは実務経験の有無
希望エリア	通える範囲。複数店舗があるサロンでは配属の判断材料になる
応募のきっかけ（経路）	どの求人媒体・SNS・紹介から来たか。次の出稿の判断に使う
面談・見学の日時と来店の有無	進み具合の記録
選考の段階	下の「段階」を参照
担当者	誰が対応しているか
メモ	電話で聞いたこと、配慮が必要なこと

「現在の状況」と「免許」は、最初に聞いておくことをおすすめします。この2つで、連絡の取り方も、任せられる仕事も、入社できる時期も変わるためです。

一方で、職務経歴や志望動機を最初のやり取りで書かせるのは避けます。入り口が重くなり、応募そのものが減ります。面談で聞けば十分です。

選考の段階を分ける

「応募が10件あった」だけでは、次に何をすべきかが分かりません。段階に分けると、どこで人が減っているかが見えます。

1. 応募・問い合わせ（つながった）
2. 情報を確認済み（状況・免許・希望が分かっている）
3. 面談・見学の予約済み
4. 来店済み
5. 選考中（社内で検討している）
6. 内定
7. 入社

段階ごとの人数を月に一度数えるだけで、手を打つ場所が分かります。

• 1から2で減る → 最初の返信が遅い。聞く項目が多すぎる
• 2から3で減る → 日程調整に時間がかかっている
• 3から4で減る → 前日の連絡がない。場所や持ち物が伝わっていない
• 4から5以降で減る → 来店後の連絡が遅い。条件の説明が足りていない

新卒採用と違い、中途は1件あたりの重みが大きいのが特徴です。母数が少ないぶん、1人が抜けた理由を追えるようにしておくと、次につながります。

表計算とトーク画面での管理が崩れる場面

多くのサロンは、表計算ソフトとLINEのトーク画面で管理を始めます。応募が月に数件のうちは回りますが、次の場面で崩れます。

応募が重なったとき。 求人を出した直後に数件が同時に来ると、転記が追いつきません。転記の漏れは、そのまま連絡漏れになります。

担当者が休みのとき。 状況が担当者のスマートフォンの中にあると、他のスタッフが答えられません。応募者から見れば「返事が来ない店」です。

複数店舗があるとき。 どの店の、いつの枠が空いているか。この応募者はどの店を希望しているか。店舗と本部で見ているものが違うと、二重予約や案内漏れが起きます。

やり取りと名簿が別々の場所にあるとき。 「この人、何を聞いていたっけ」と思ったときに、トーク画面をさかのぼることになります。担当者以外には追えません。

いずれも、転記が必要な作りになっていることが原因です。応募者が入力した内容がそのまま名簿に載る仕組みにすれば、この4つはまとめて消えます。

応募者の情報を安全に扱う

氏名・連絡先・現在の勤務先は個人情報です。中途採用では、いまの職場に知られたくないという事情も加わります。

• 名簿を個人のスマートフォンやメモ帳に残さない。見る場所を一つに決める
• 誰が見られるかを決める。採用に関わらないスタッフには見せない
• 応募者の情報をいつまで持つかを決める
• 在職中の方の情報は、店舗内で話題にしない

「管理を楽にする」と「安全に扱う」は、同じ仕組みで実現できます。見る場所が一つなら、見られる人を決めるのも簡単になります。

QJ Managerでの中途採用の管理

私たちが提供している「QJ Manager」は、サロンのLINE公式アカウントにつないで使う採用管理ツールです。上に書いた内容を、そのまま画面に持っています。

• 応募者がLINEで答えた内容（現在の状況・免許・希望職種とランク・希望エリア）が、そのまま名簿に載る
• 面談・サロン見学の予約が入ると、名簿の状況が自動で進む
• 選考の段階で一覧を絞り込める。誰がどこにいるかが色分けで分かる
• 前日・当日のリマインドが自動で届く
• 応募のきっかけを、求人媒体ごとの専用QRコードで記録できる
• やり取りと名簿が同じ画面にあり、担当者が不在でも他のスタッフが状況を追える
• 店舗ごとに受け入れる職種を設定できる

新卒採用と中途採用の両方でお使いいただくこともできます。その場合、名簿・予約・レポート・自動応答の設定はそれぞれ別に持ち、ログインは一つのままで画面上部から切り替えます（LINE公式アカウントは採用の種類ごとにご用意いただきます）。

中途採用でのご利用については、中途採用向けのご案内で詳しくご説明しています。

まとめ

• 中途で記録するのは、氏名・現在の状況・免許・希望職種とランク・希望エリア・応募経路・面談日と来店・選考段階・担当・メモ
• 最初に聞くのは「現在の状況」と「免許」まで。職務経歴と志望動機は面談で
• 選考を7段階に分け、月に一度、段階ごとの人数を数える
• 表計算とトーク画面は、応募が重なったとき・担当者が休みのとき・複数店舗のときに崩れる
• 応募者の情報は、見る場所と見られる人を決めて扱う

まずは、いま対応中の応募者を上の項目で一覧にしてみてください。

空欄が多い項目は、聞き忘れたのではなく、聞く場所を決めていなかっただけなのかもしれません。