採用が店長ひとりに乗っていて、他の人が動けないとき

「あの学生、どうなってる？」と聞いても、店長しか答えられない。

店長が休みの日に来た応募は、翌日まで止まる。そういう状態になっていないでしょうか。

止まるのは、記録が無いからではありません

多くのサロンで、記録自体はあります。媒体の管理画面、LINEのトーク、手帳。

問題は、それがどこにあるか、他の人が知らないことです。

• どの学生と、どこまで話が進んでいるか
• 次にいつ連絡する約束になっているか
• 前回、何を気にしていたか

このあたりが1人の頭の中にあると、その人が動けない日は全部止まります。採用は、止まった日数がそのまま結果に出ます。

誰が代わっても分かる形にする

引き継げる形に移すのは、思うより小さい作業です。必要なのは3つだけです。

• いまどの段階にいるか（応募／見学予約／見学済／面接／内定）
• 次にすることと、その日付
• 前回のやり取りの中身

段階の分け方は美容室の採用管理表の作り方にまとめました。項目を増やしすぎると続かないので、最初はこの3つで十分だと思います。

やり取りの中身は、要約しなくて構いません。そのまま残っているのがいちばん早いです。あとから読む人が、自分で判断できます。

連絡先を1か所にする

もうひとつの詰まりは、連絡が人に紐づいていることです。

店長の個人LINE、店長のスマホの電話帳、店長のDM。ここに入った連絡は、他の人には見えません。 引き継ぐときも渡せません。

入口の束ね方は美容師の採用、入口を増やしたあとに起きることに書きました。どの入口から来ても、最後は同じ場所に集まる形にしておくと、人が代わっても続きます。

2人目を、先に決めておく

「余裕ができたら教える」では、いつまでも1人のままです。

いま決められるのは、2人目が何をするかです。全部を覚える必要はありません。

任せること	必要なもの
応募が来たときの最初の返事	文面のひな形
見学の日程調整	空いている枠の一覧
見学当日の案内	当日の流れのメモ

最初の返事だけでも代われると、店長の休みの日に止まらなくなります。 応募への返事が遅れると何が起きるかは、採用管理表の記事に書いたとおりです。

辞めるときに持っていかれるもの

採用の担当者が辞めるときに、いちばん困るのは名簿ではありません。

途中まで進んでいた話です。来月もう一度連絡する約束だった学生。見学を検討していた人。これが残っていないと、ゼロからやり直しになります。

記録を残す理由は、効率のためだけではないように思います。

まとめ

• 記録はあっても、場所が共有されていないと止まる
• 段階・次にすること・前回のやり取りの3つで足りる
• やり取りは要約せず、そのまま残す
• 連絡先を個人に紐づけない
• 2人目が何をするかを、先に決める

1日止まることが何回あったかを数えてみると、思ったより多いかもしれません。